Power Automate（パワーオートメイト）はRPAツールの1つですが、使い方がいまいちわからないと困っている方がいるのではないでしょうか。

本記事では、Power Automateの初心者向けの使い方や、どのようなことができるのか活用事例をご紹介します。

そのほか、Power Automateを利用するメリットと注意点もお伝えするので、利用するか迷っている場合はぜひ参考にしてください。

Power Automateとは？

Power Automateは、マイクロソフトが提供する自動化ツールであり、ビジネスプロセスを効率化するためのソリューションです。以前は、Microsoft Flowとして知られていました。

このツールを使用することで、ユーザーは簡単にタスクやプロセスを自動化し、さまざまなアプリケーションやサービスとの連携を実現できます。

例えば、ファイルの移動やデータの更新、定型的なレポートの作成など、繰り返し行う作業を自動化します。

また、連携できるアプリケーションは、Office 365、SharePoint、Dynamics 365、Salesforceなどさまざまです。

ビジネスプロセスの自動化を容易にすることで、生産性の向上とヒューマンエラーの削減など、さまざまなメリットが得られるでしょう。

Power Automate Desktopとの違い

Power AutomateとPower Automate Desktopは、どちらもMicrosoftの自動化ツールですが、対象となる環境や機能が異なります。

利用環境においては、Power Automateはクラウドベースの自動化ツールです。ブラウザからアクセスでき、インターネット環境があればどこでも利用できます。

Power Automate Desktopは、デスクトップアプリケーションとしてPC上で動作します。ローカルPCでのファイル操作やデスクトップアプリケーションの操作を自動化するために特化されており、WindowsアプリケーションやWebブラウザの制御が可能です。

主な機能としては、Power Automateがフローを通じてクラウド上でデータを転送し、通知やタスクをトリガーすることです。外部APIの連携やクラウドサービス間の統合が得意で、基本的にはWebベースの自動化に強みがあります。

Power Automate Desktopは、デスクトップフローを作成し、PC上での操作を記録・再生することが主な機能です。例えば、Excelデータの自動入力や、SAPなどの業務システムへの入力、さらにOCRによるPDFデータの読み取りなどが可能です。

Power Automateの価格・ライセンス・プラン

ここでは、Power Automateの価格やライセンス、プランについて解説します。

無料版

Power Automateには、90日間有効な無料試用版があります。

無料版を導入前に利用することで、使用感を試せるので、導入後のイメージがつきやすいです。

ただし、基本的な機能は使えるものの、作成したフローをメンバー間で共有できなかったり、フローの実行回数に制限が設けられていたりと、有料版よりも不便に感じるでしょう。

無料版が使えるのは、デスクトップ版のみとなっています。有料版はクラウドツールとなっているので把握しておきましょう。

サブスクリプションプラン

Power Automateのサブスクリプションプランには、プレミアムとプロセスの2種類があります。

プレミアムは毎月ユーザーあたり2,248円、プロセスは毎月ボットあたり22,488円です。

従量課金制プラン

サブスクリプションを契約した上で、従量料金も発生します。

Power Automateの従量課金制プランの価格は、クラウドでのフロー実行ごとに75円、デスクトップでのフロー実行ごとではアテンド型モードが75円、非アテンド型モードが375円です。

Power Automate アドオン

Power Automateのアドオンは、ホスト型RPAが毎月ボットあたり32,233円、AI Builderが毎月ユニットあたり74,962円、Process Miningが毎月テナントあたり749,625円となっています。

【初心者向け】Power Automateの使い方

ここでは、Power Automateの使い方について5つのステップに分けて解説します。

ステップ1. フローを新規作成する

Power Automateにログインしたら、画面左側の作成メニューをクリックしましょう。

自動化したクラウドフロー・インスタントクラウドフロー・スケジュール済みクラウドフローの3つの種類から、作成したいフローを選択します。

自動化したクラウドフローは、メール受信時やファイル更新時などの動作のタイミングで自動開始するものです。

インスタントクラウドフローは、必要なときに手動で実行するなど、任意のタイミングで手動開始するものです。

スケジュール済みクラウドフローは、指定した日時のタイミングで自動開始するものとなっています。

一からフローを作成するのが難しい場合は、画面左側にあるテンプレートメニューから選択して活用すると良いでしょう。

ステップ2. トリガーを設定する

作成したいフローを選択したら、フロー開始のきっかけとなるイベントを設定します。

大きく分けるとトリガーには、特定のタイミング・手動・スケジュールの3つがあります。1つのフローにつき1つのイベントを設定することが可能です。

ステップ3. アクションを追加する

イベントの設定が完了したら、フローが開始されたあとに自動で実行されるアクションを追加しましょう。

イベントは1フローにつき1つしか設定できませんが、アクションは1つのフローに複数設定できます。

アクションの例は、メールをHTML形式からテキスト形式に変換する、添付ファイルを指定ファイルに格納する、受信メールをチャットに投稿する、などが挙げられます。

ステップ4. 条件分岐やループを設定する

必要に応じて、if-else構造・true/falseなどの条件分岐、ループ処理も設定が可能です。

例えば、メールの受信時にファイルが添付されているかを確認する条件を設定できます。添付ファイルがある場合はファイルを保存し、ない場合は何もしないなど、状況に応じたフローを設定できるでしょう。

ステップ5. フローの動作を確認する

フローを作成したら、正しく動作するかフローの動作を確認しましょう。

フローの動作で問題を発見したときは、修正して再度正常に動作するか確認します。

Power Automateの実行履歴では、アクションごとに実行結果を閲覧できます。実行履歴は、エラーが起きたときのデバッグにも役立つでしょう。

Power Automateの活用事例やできること

ここでは、Power Automateでできることを4つご紹介します。

1. 承認ワークフローを自動化する

Power Automateを使用すると、さまざまな種類の承認プロセスを自動化できます。

例えば、新しい契約書や購買申請書が提出された際に、上司や関連部門への承認の自動化が可能です。金額や種類などの特定の条件に基づいて自動的にルートを決定し、承認者に通知を送れます。

従業員が休暇を申請したり出張を計画したりする際は、マネージャーや人事部門に自動的に承認依頼を送るプロセスを作成すると良いでしょう。承認されると、カレンダーにイベントを自動的に追加するなどのアクションを起動することも可能です。

また、新しいソフトウェアの導入やシステムアクセスのリクエストがあった場合、適切な技術者や管理者に承認を求めるワークフローを構築できます。承認後は、必要な手続きや設定を自動的に実行が可能です。

2. 添付ファイルを自動保存する

Power Automateを利用すると、受信したメールや他のアプリケーションから自動的に添付ファイルを取得し、指定した場所に保存するワークフローを作成することができます。

手動でのファイル保存作業から解放され、自動化により作業時間の大幅な削減が可能です。

Power Automateにより一貫したファイル保存プロセスが確立され、ファイルの保存先や命名規則が一貫して管理されるメリットにもつながります。

また、ファイルの保存履歴やアクションログが記録され、必要に応じて確認やトラッキングが容易になります。

3. メール送信を自動化する

Power Automateを使用すると、さまざまな場面でメール送信の自動化が可能です。

自動化されたメール送信により、重要な情報や通知をすばやく関係者に伝えられるでしょう。

また、手動でのメール送信から解放され、定型的な通知やレポートの送信を自動化することで、作業時間の短縮につながります。

テンプレート化されたメールの使用や定型文の再利用により、メールの内容が一貫して管理され、エラーのリスクが低減する可能性が高まるでしょう。

4. 通知を自動化する

Power Automateを使用することで、さまざまな通知を自動化できます。

例えば、重要なイベントや更新情報を、即座に関係者に通知することが可能です。こちらも手動での通知作業を自動化することで、業務の手間を大幅に削減できるでしょう。

Power Automateを利用するメリット

ここでは、Power Automateを利用するメリットを12個ご紹介します。

1. 500種類以上のサービスと連携できる

Power Automateのメリットの1つは、500種類以上のさまざまなサービスやアプリケーションと簡単に連携できる点です。さまざまなデータや処理を統合し、複雑な業務フローを自動化できます。

例えば、Outlook・Excel・SharePoint・Teams・OneDriveなどのMicrosoft製品とシームレスに連携することが可能です。これらのアプリケーション間でデータを送受信したり、ワークフローを自動化したりできます。

そのほか、Salesforce・ServiceNow・Dropbox・Google Workspaceなどのクラウドベースのサービスとも連携が可能です。活用すれば、異なるプラットフォーム間でのデータの統合や処理を効率的に行うことができます。

また、SQL Server・MySQL・Oracleなどのデータベースとも連携し、データの取得、更新、保存を自動化できます。

2. 定型業務を効率化できる

Power Automateを使って、日々のデータ入力や更新作業を自動化することで、時間とエラーのリスクを削減します。例えば、Excelからのデータ抽出やデータベースへの保存を自動化することが可能です。

特定の条件が満たされたときは、自動的に通知やリマインダーを送信するワークフローを設定すると、重要なイベントや期限を逃さず管理できます。

また、承認が必要な業務プロセスを自動化し、承認者に通知を送り、決裁フローを迅速化することも可能です。例えば、経費の承認や休暇申請などが挙げられます。

3. 人によるミスを削減できる

Power Automateによって自動化されたプロセスは、事前に設定されたルールや条件に基づいて実行されるため、業務の一貫性が確保されます。その結果、人為的なエラーによるバリエーションが少なくなるでしょう。

自動化されたプロセスは、定義された手順に従って正確に実行されるため、データの正確性や処理の精度が向上します。手動でのデータ入力や更新に比べて、エラーのリスクが低減する可能性が高いです。

4. 直感的な操作が可能である

Power Automateは、直感的で使いやすいインターフェースを提供しています。これにより、プログラミングの知識がない人でも簡単にワークフローを設定・管理できるでしょう。

初心者でも利用しやすいように、多くの事前に設定されたテンプレートが用意されています。一からワークフローを作成する手間を省き、迅速に自動化をはじめられるでしょう。

また、ドラッグ＆ドロップでアクションを追加し、簡単に組み合わせることが可能です。ユーザーは技術的な知識を持たずに、複雑な自動化フローを構築できます。

5. データ転記と保存を自動化する

Power Automateでは、顧客からのメールやWebフォームの名前や連絡先、注文内容などの入力内容を自動的に抽出し、ExcelやGoogle Sheets、SharePointリストなどに転記・保存することができます。

新しいメールを受信したり、フォームが送信されたりすることをトリガーに設定し、内容を必要なフォーマットに整えた上で、指定されたシートやリストにデータを転記することも可能です。

データ転記と保存を自動化すると、手動入力の必要がなくなり、データの保存が瞬時に行われるメリットがあります。業務効率が大幅に向上し、データ入力ミスも減少するでしょう。

また、営業チームがCRMに登録した顧客データを、リアルタイムで別のシステムにも自動で保存・更新できます。

Power AutomateがCRMのデータ更新をトリガーとして検知することで、ERPシステムや別のデータベースへ自動で反映させます。これにより、複数のシステム間でデータを同期させることが可能です。

各システムのデータが常に最新の状態に保たれるため、二重入力の手間や更新漏れのリスクを回避できるでしょう。

6. 特定ツイートを自動通知する

例えば、会社の製品名やキャンペーン関連のハッシュタグが含まれるツイートがあった場合に、それをSlackやTeamsに通知し、担当者に素早く対応を促すことができます。

Power Automateで特定のキーワードを含むツイートが投稿されたらなどというトリガーを設定すると、ツイート内容を検知します。その後、通知先として指定したチャットツールやメールへツイート内容やリンクを含むメッセージを送信することが可能です。

リアルタイムでのエンゲージメントが強化され、ソーシャルメディア上での評判管理や顧客対応が迅速に行えるメリットがあります。

また、業界内のインフルエンサーや競合のTwitterアカウントのツイートをモニタリングし、新しい投稿があればメールやチャットで通知を受け取るように設定することも可能です。

特定アカウントの新しいツイートを検知したらなどをトリガーとして設定すると、その内容を定期的にチェックして、更新があれば自動で通知を送ります。

最新の情報を素早くキャッチできるため、トレンドの把握や競合調査に役立つでしょう。

7. 特定ファイルが保存されたことを自動的に通知する

経理チームが請求書ファイルをクラウド上のフォルダに保存した際に、管理部門に自動通知が届くよう設定できます。

Power Automateで特定のフォルダにファイルが追加されたらなどとトリガーを設定すると、そのフォルダに新しいファイルが保存されたことを検知し、メールやチャットツールに通知が送られるように設定が可能です。

他部署や関係者への素早い情報共有が可能になり、ファイルの確認や処理が迅速化されます。特に、リアルタイムでの処理が求められる業務に効果的です。

また、プロジェクト進行中にチームメンバーが作業ファイルを更新した際、プロジェクトメンバー全員に通知を送り、最新情報へのアクセスを促すことができます。

フォルダ内のファイルが変更されたらなどとトリガーを設定すると、特定のファイルが変更・更新された場合に、Teamsのプロジェクト用チャネルやメールで通知します。通知には、ファイル名や変更内容の概要も含めることができるでしょう。

チーム全員が最新のファイルを常に確認できるため、情報の齟齬がなくなり、円滑にプロジェクトが進行するメリットにつながります。

8. 定型メールの作成とファイル添付と送信を自動化する

毎週または毎月の売上レポートや進捗報告書を自動的に作成し、定型のメールにファイルを添付して関係者に送信することが可能です。

Power Automateで指定の曜日や日付に自動送信などをトリガーとして設定すると、指定のフォルダから最新のレポートを取得し、テンプレートメールに添付して自動送信できます。

定期的なレポート作成・送信の手間が省かれ、関係者全員にタイムリーに情報を届けられるメリットがあります。定型業務が自動化されるため、忘れがちな送信作業も漏れなく行えるでしょう。

また、顧客に向けた請求書や見積書を自動作成し、ファイルとして添付した定型メールを送信できます。

Power Automateで新規注文の登録や、請求書作成が完了したことをトリガーに設定すると、顧客データを取得してメールの作成が可能です。添付ファイルとして、顧客名や日付が入った請求書や見積書を自動生成し、メールに添付して送信することができます。

請求・見積書の送付業務が効率化され、顧客対応のスピードが向上したり、誤送信や漏れが防止され信頼性も向上したりするメリットにつながるでしょう。

9. 法人番号を自動検索する

新規取引先の登録時に、法人番号を自動検索し、正確な法人情報を取得して登録することができます。

Power Automateで取引先の名前や所在地を入力したフォームが送信されたら、法人番号検索APIなどを使用して法人番号を取得し、情報を更新するフローの作成が可能です。検索結果を営業支援システムや顧客管理システムに自動で登録もできます。

法人番号の検索が自動化されることで、手入力の手間が省ける上、情報の正確性が高まり、データ入力のミスも防げるメリットがあります。

また、長期間取引のない顧客や取引先の法人情報を定期的に更新し、正確な情報を保持するためのフローの構築が可能です。

Power Automateで一定の期間を経過した顧客情報を確認するフローを設定すると、法人番号検索APIを利用して最新の情報を取得できます。その後、更新が必要な場合に通知が送信されるように設定することも可能です。

これにより、企業情報が最新の状態で管理でき、必要に応じて連絡先や所在地も確認できるため、顧客管理の精度が向上するメリットがあります。

10. 会議招集を自動的に行う

毎週の定例会議を自動で招集し、関係者にリマインドも送信できます。

Power Automateで毎週◯曜日◯時に会議を招集するなどとトリガーを設定すると、OutlookやTeamsなどのカレンダーアプリと連携できます。会議参加者へ自動的に招待状を送り、リマインドもスケジュールしておくことが可能です。

定期的な会議の招集が自動化され、担当者の手間が削減されるメリットがあります。参加者全員に事前に会議の通知が送られるため、出席漏れも防止できます。

また、プロジェクトの進捗や特定のマイルストーン到達時に会議を自動で招集することが可能です。

プロジェクト管理システムで特定のタスクが完了したことをトリガーにすると、Power Automateが会議を招集できます。進捗状況やアジェンダなどの会議の詳細を含む招待メールが自動的に送信され、必要な資料もリンク付きで共有可能です。

プロジェクトの進行状況に応じて会議が招集されるため、スムーズな進捗確認と意思決定が可能になります。プロジェクト管理と会議の連携により、対応の迅速化につながるでしょう。

11. AIを活用してデータ分析とレポート作成を自動的に行う

日次や週次、月次の売上データを自動で分析し、傾向を把握してレポートを生成できます。

Power Automateで日次・週次・月次のスケジュールをトリガーに、販売管理システムやデータベースから売上データを自動取得が可能です。AI Builderでトレンド分析を行い、売上が増加している商品や季節的な変動を検出し、その後、Power BIと連携してレポートを生成し、関係者に自動送信します。

売上データの変動要因やトレンドをリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定に役立つでしょう。手動での集計・分析作業が不要となり、作業負荷を大幅に軽減できるメリットがあります。

また、顧客からのレビューやSNSの投稿を自動で収集し、感情分析によりポジティブ・ネガティブな意見を分類してレポート化できます。

Power AutomateでTwitterや顧客アンケート、レビューサイトからのデータ収集の自動化が可能です。AI Builderの感情分析モデルを使って、投稿内容をポジティブ・ネガティブ・ニュートラルに分類し、その結果を視覚的に表示するPower BIレポートを生成して、定期的にチームへ送信します。

顧客の意見をリアルタイムに把握でき、商品やサービス改善の参考にできるメリットがあります。特にネガティブな意見を即座に検出できるため、迅速な対応が可能です。

12. 補助金の申請可否を自動判定する

補助金申請に年齢や事業規模、所在地などの必要な基本条件を満たしているかを自動で判定できます。

Power Automateで申請フォームの送信をトリガーにし、応募者の年齢、所在地、事業規模などの情報を取得が可能です。条件分岐を設定して基本要件を満たしているか確認し、条件を満たさない場合は自動で申請却下通知を送付して、満たしている場合のみ次のステップへ進むようにします。

条件に満たない申請書は事前に却下されるため、審査業務の負担が軽減されます。申請者も早い段階で結果がわかるため、余計な期待や待機時間が減るでしょう。

補助金の対象となる事業内容かどうかを審査し、申請が条件を満たしているかを自動判定できます。

Power AutomateでAI Builderのカテゴリ分類機能を使い、申請者が入力した事業内容の分析が可能です。対象外の事業内容であれば自動的に通知を送り、条件を満たす場合は次の審査ステップへ進めるよう設定できます。

申請内容の適合性を迅速に判定できるため、対象外の申請書が振り分けられ、事業内容に基づく審査が効率化されます。

Power Automateを利用する際の注意点

Power Automateを使用する際は、取り扱うデータのセキュリティとプライバシーを確保することが重要です。特に、機密情報や個人情報を処理する自動化フローを設計する場合は、適切なアクセス制御や暗号化を実施し、法的規制に準拠する必要があります。

ワークフローを作成する前に、テスト環境でフローを試し、予期せぬ動作やエラーを特定することが重要です。複雑な条件分岐やループを含むフローでは、各ステップの動作を確認し、適切にデバッグすることが推奨されます。

また、Power Automateの使用には、コストがかかるケースがあります。例えば、大量のトリガーやアクションが含まれるフローを設計する場合は、従量課金が発生する可能性があるでしょう。

Power Automateは、定期的にアップデートされ、新しい機能や改善が追加されます。フローが予期せず影響を受けることを避けるためにも、アップデートの影響を事前に評価し、必要に応じてフローを調整する必要があります。

まとめ

Power Automateは、ビジネスプロセスを効率化するための自動化ツールです。Power Automateを活用すると、簡単にタスクやプロセスを自動化し、さまざまなアプリケーションやサービスとの連携を実現できるでしょう。

ファイルの移動、データの更新、定型的なレポートの作成など、繰り返し行う作業を自動化します。例えば、承認が必要なタスクを自動化し柔軟な承認フローを設定したり、異なるアプリケーションやサービス間でデータを自動的に統合し処理したりすることが可能です。

また、Office 365、SharePoint、Dynamics 365、Salesforceなど、多くのビジネスアプリケーションとシームレスに連携できます。

ビジネスプロセスの自動化を容易にするだけではなく、生産性の向上とヒューマンエラーの削減を目指している場合はぜひ活用してみてください。