ワークフローシステムとは、ビジネスプロセスを管理するためのツールです。

本記事では、ワークフローシステムについて、どのようなタイプがあるか、導入することでどのようなメリットが得られるのかを解説します。

そのほか、ワークフローシステムを導入する時のポイントも解説するので、システム選びの参考にしてください。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、ビジネスプロセスの自動化と管理を支援するソフトウェアです。

プロセスの自動化やタスクの管理、承認フローのシステム化などを目的に導入する企業が多く見られます。

プロセスの自動化では、繰り返し行われる業務手順を自動化し、手動作業の削減と効率化を図ります。

タスク管理では、タスクの割り当てや進捗状況の追跡を行えるので、作業の進行を可視化を実現できるでしょう。

また、承認フローのシステム化では、複数の承認ステップを簡潔に管理できるようになるため、承認手続きをスムーズにしたい場合におすすめです。

ワークフローシステムの種類

ここでは、ワークフローシステムの種類を4つご紹介します。

簡易パッケージ

ワークフローシステムの簡易パッケージは、複雑な設定を必要とせず、比較的短期間で導入できるよう設計されているものが多いです。

ユーザーが直感的に操作できるインターフェースが用意されているケースが多いので、従業員にとって新しいシステムの使い方を覚える際にストレスを感じにくいでしょう。

中小企業などの予算に合わせた価格設定がされており、初期投資やランニングコストが低いものもあります。

また、さまざまな企業が日常的に必要とするタスク管理、ドキュメント管理、承認フロー、通知機能などの基本的な機能に焦点を当てています。複雑なカスタマイズが不要な場合が多いです。

大規模パッケージ

ワークフローシステムの大規模パッケージは、業務プロセスに合わせた詳細なカスタマイズができるものが多いです。企業ごとの特殊なニーズに対応するための柔軟性を持っています。

大量のデータや多数のユーザーをサポートできる高いパフォーマンスを提供します。企業の成長に応じてシステムを拡張できるものであれば、大企業へと進化するのを目指して中小企業から導入する場合におすすめです。

高度なセキュリティ機能とコンプライアンス管理を提供し、企業のデータ保護や規制遵守をサポートするものもあります。

詳細なレポートや分析機能では、業務プロセスのパフォーマンスを評価し、改善点を特定するためのデータを提供してくれるものもあるでしょう。

Excel組み込み型

Excel組み込み型のワークフローシステムは、その名のとおりExcelを活用して業務プロセスの管理や自動化を行う手法です。

Excelのシートを利用して、データ入力フォームや申請書を作成します。Excelの柔軟なセル構造を活かして、カスタマイズされた入力フォームを作成することが可能です。

例えば、Excelの関数やマクロを利用して、入力データの自動計算や処理を行います。複雑な計算や条件付きの処理を実装できるので、各企業ならではの使い方ができるでしょう。

Excelはもともと多くのユーザーが日常的に使用しているツールなので、従業員にとっては使い慣れているインターフェースで業務を行えるというメリットにつながるでしょう。

バックオフィス業務一体型

バックオフィス業務一体型のワークフローシステムは、人事、経理、総務、購買などの企業のバックオフィス業務を包括的に管理・自動化するためのものです。

人事、経理、総務、購買など、複数のバックオフィス機能を一つのシステムで統合的に管理できるので、部門間の情報共有がスムーズになります。

申請、承認、報告などの業務プロセスを自動化し、手作業の削減と効率化を図ります。

各部門のデータを一元管理することで、データの整合性を保ち、情報の共有とアクセスが容易になるでしょう。部門間の連携が強化され、情報共有がスムーズになります。

また、バックオフィス業務一体型のワークフローシステムでは、従業員の個人情報を扱うので、セキュリティが強化されているものが多いです。

ワークフローシステムを導入するメリット

ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットを6つご紹介します。

1. テンプレートから申請書を簡単に作成できる

ワークフローシステムには、さまざまな業務プロセスに対応した申請書のテンプレートがあらかじめ用意されています。

ユーザーはこれらのテンプレートを使って、迅速かつ簡単に申請書を作成することが可能です。テンプレートには、必要な項目や形式が事前に設定されているため、ユーザーが一から申請書を作成する手間が省けるメリットがあります。

テンプレートを利用することで、申請書のフォーマットや内容が一貫します。そのため、承認者や処理担当者が同じ形式の申請書を扱うため、確認作業がスムーズに行えるでしょう。

必要な項目があらかじめ設定されているため、ユーザーが入力漏れやフォーマットの誤りを犯すリスクが減少します。システムが入力内容をチェックする機能もあるため、ミスをさらに減らせるでしょう。

また、システムの中には、htmlで自由にレイアウトを決めることができるものもあります。

企業独自の申請書の内容に合わせて作成することもできるので、柔軟性が高いといえるでしょう。

2. Web上で承認・決済が完結する

ワークフローシステムを利用すると、申請、承認、決済といった一連のプロセスをWeb上で完結させることができます。

物理的な書類や対面でのやり取りを必要とせず、インターネットに接続されたデバイスを使って、どこからでもこれらの業務を行うことが可能です。

承認や決済がリアルタイムで行えるため、業務プロセス全体が迅速化されます。紙ベースの承認プロセスで発生する郵送や対面の時間が不要になるでしょう。

デジタルプラットフォームでは、アクセス権限の設定やデータの暗号化が可能です。そのため、重要な情報や決済データのセキュリティ強化が期待できます。

3. マルチデバイスに対応している

マルチデバイス対応とは、ワークフローシステムがデスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで利用可能であることです。

デスクワークだけでなく、移動中や出張先など、オフィス外でも業務を遂行できるため、働く場所や時間に柔軟性が生まれます。働き方の多様化や従業員のワークライフバランス向上の向上も期待できます。

承認や決済などの重要な業務プロセスを、外出先や移動中でもリアルタイムで行えるようになると、迅速な対応が実現できるでしょう。

また、デバイスに依存せずに業務を進められるため、待機時間や移動時間を有効活用し、生産性を向上させられます。

4. 申請・承認を一覧で可視化できる

ワークフローシステムでは、申請された業務プロセスや文書の承認状況をリアルタイムで一覧表示が可能です。

どの段階でどの申請が誰によって承認されているのかが一目でわかるので、一覧を見て瞬時に対応できます。

ワークフローシステムは、申請や承認の過程を適切に記録し、監査や規制要件の遵守をサポートする役割もあります。必要に応じて、承認プロセスの履歴や詳細な情報に簡単にアクセスすることが可能です。

5. エラーチェックにより自動で差戻しができる

ワークフローシステムでは、申請書や文書の入力内容に対して事前に設定されたルールや条件に基づいてエラーチェックを行います。

もし申請に不備や誤りがあれば、システムが自動的にその内容を検知し、申請者に差し戻しを促す通知を送ります。申請者は修正を行い、再度申請をすることで、プロセスがスムーズに進行されるでしょう。

また、ルールや条件に基づいた一貫したエラーチェックが行われるため、申請や承認の基準が明確化され、規則性が保たれます。

6. 捺印や書類の管理が必要なくなる

従来の業務プロセスでは、重要な書類や申請書には捺印が必要であり、これらの書類の収集・管理に手間と時間を要していました。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、電子的な承認と記録が可能になり、捺印や紙文書の使用が不要になります。

電子的な承認プロセスにより、捺印や書類の回収・管理にかかる時間を大幅に短縮できます。そのため、業務全体のスピード向上が期待でき、迅速な意思決定を実現できるようになるでしょう。

また、電子的な承認と記録で、人為的なエラーや紛失のリスク減少につながる可能性があります。システムが自動的に必要な情報を確認し、必要な手続きを提案するため、正確性と一貫性が保たれるでしょう。

ワークフローシステムを導入する際のポイント

ここでは、ワークフローシステムを導入する際のポイントを3つご紹介します。

1. 自社の規模に合っているか

小規模な会社では、複雑な機能や高度なカスタマイズが必要な場合も少なくありません。そのため、必要な機能を簡潔に提供するワークフローシステムが適しています。

一方、大企業には、複雑な業務プロセスに対応するためにより多くの機能が提供されているものがおすすめです。

中小企業では予算やリソースが限られていることが多いため、ワークフローシステムの導入コストや運用コストも重要な検討事項です。導入から運用までの維持費や、カスタマイズやサポートにかかる費用を事前に評価すると良いでしょう。

また、導入の際にシステムの設定やカスタマイズが容易かどうかも重要なポイントです。ITリソースや専門知識が限られている場合は、導入プロセスがシンプルでスムーズなシステムが適しています。

2. 利用する申請書に対応しているか

ワークフローシステムは、申請書やフォームを企業の特定のニーズや業務プロセスに合わせてカスタマイズできるかが重要です。

例えば、特定のデータフィールドや承認フローを柔軟に設定できるかを確認すると良いでしょう。企業固有のフォームや申請書に対応できるかが、システム選定の決め手となります。

また、ワークフローシステムが、多様な申請タイプに対応していることが望まれます。例えば、経費精算、休暇申請、購買依頼、契約書承認など、企業が日常的に行うさまざまな申請プロセスをシームレスに処理できるか確認してみましょう。

3. どの業務までをシステムに対応させたいか

ワークフローシステムを導入する際には、まず企業内でどの業務が最も効率化の恩恵を受けられるかを評価しましょう。例えば、経費精算や休暇申請のように日常的に行われる業務や、承認プロセスが複雑な業務などが対象となります。

どの業務をシステム化するかを検討するとともに、ワークフローシステムがどれだけ業務を自動化できるかも確認することがポイントです。

また、システムがどの程度の複雑さの業務に対応できるかも考慮します。例えば、複数の承認者が必要な場合や、特定の条件に応じて処理を分岐させる必要がある場合などは、システムが柔軟に対応できるかが重要です。

まとめ

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率化し、自動化するためのシステムであり、中小企業から大企業まで様々なニーズに対応するタイプが存在します。

中小企業向けのシンプルな機能から、大企業向けの複雑な業務処理までカバーします。

Excelフォーム型やバックオフィス業務一体型、グループウェア一体型など、それぞれ特徴や適用範囲が異なるので、どのような業務をシステム化したいかで選ぶと良いでしょう。

また、導入メリットとして、テンプレートの利用が可能、Web上で完結した承認・決済、マルチデバイス対応などが挙げられます。

自社の規模に合った選定や、利用する申請書にシステムが適合しているか、そしてどの業務範囲までシステムを導入するかを検討し、自社に合ったワークフローシステムを選ぶことがポイントです。