Power Automateの便利なテンプレート一覧｜活用事例や使い方を紹介
Power Automateは、さまざまな便利なテンプレートを扱っているクラウドベースの自動化ツールです。
本記事では、Power Automateの便利なテンプレートをカテゴリ別にご紹介します。
そのほか、Power Automateの便利なテンプレートの使い方や活用事例もお伝えするので、Power Automateの導入を検討している場合は参考にしてください。
目次
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoftが提供するクラウドベースの自動化ツールで、PCやアプリケーション間での繰り返し作業を自動化できるサービスです。
導入すると、手動で行っていた反復的な作業や時間がかかる作業を自動化し、効率化できます。
Power Automateはフローという仕組みを使い、ユーザーが設定した条件に従って、作業を自動で実行してくれます。
特別なプログラミング知識がなくても使えるため、誰でも簡単に自動化をはじめられるでしょう。
Power Automateの便利なテンプレート
ここでは、Power Automateの便利なテンプレートを4つのカテゴリ別にご紹介します。
1. 仕事効率化
Power Automateの仕事効率化カテゴリは、メール関連やファイル管理などの自動化が目的である場合に適したテンプレートが豊富です。
メール関連の自動化を図るテンプレートでは、受信メールの整理や分類、定型返信の設定などが可能です。
具体的には、メールを自動で特定のフォルダに移動したり、特定のキーワードを含むメールをピックアップしたりするフローがあります。
そのほか、休暇中の自動返信メールや、よくある質問に対する返信メールを設定できます。
ファイル管理の自動化を図るテンプレートでは、ファイルの保存と整理、クラウドストレージへのバックアップなどが可能です。
具体的には、メールに添付されたファイルを自動で指定のフォルダに保存するフローや、ファイル名の変更や移動を自動で行うフローが含まれています。
また、定期的にファイルをバックアップしたり、複数のクラウドストレージに同期するフローを設定したりできます。
2. 承認
Power Automateのテンプレートの承認カテゴリは、休暇申請や経費精算、契約書や文書などの承認フローをサポートするものが豊富です。
休暇申請や経費精算の承認フローをサポートするテンプレートには、従業員が休暇を申請した際、上司に自動で承認依頼が送られ、承認後に申請者に結果が通知されるフローがあります。
また、経費精算書を提出した社員に対し、経費の承認を上司に依頼するプロセスも自動化できます。
承認後に結果を通知し、必要なデータを経理部門に自動で転送する流れです。
契約書や文書の承認フローをサポートするテンプレートには、契約書を社内で承認する際、必要な部署や担当者に順番で自動的に承認依頼を送るフローがあります。
さらに、新しいポリシーや社内文書の承認プロセスも自動化できます。
3. データ収集
Power Automateのテンプレートのデータ収集カテゴリは、フォームからのデータ収集、メールからのデータ収集をサポートするものが豊富です。
フォームからのデータ収集では、Microsoft FormsやGoogleフォームなどと連携して、アンケートやフィードバックを収集した後、Power Automateを利用してそのデータを自動的に処理できます。
メールからのデータ収集では、メール内容の抽出と整理、添付ファイルの収集などを行うことが可能です。
具体的には、特定のキーワードや件名を持つメールを受信した際、そのメールの内容を抽出して、自動的にExcelシートやSharePointリストに保存するフローが設定できます。
また、毎週送られてくるレポートの添付ファイルを自動で指定のフォルダに保存したり、ファイル名に基づいてファイルを整理したりすることが可能です。
4. ソーシャルメディア
Power Automateのテンプレートのソーシャルメディアカテゴリは、ソーシャルメディアの投稿自動化、ユーザーとのインタラクションの管理をサポートするものが豊富です。
ソーシャルメディアの投稿自動化をサポートするテンプレートは、定期的な投稿の自動化のほか、複数のプラットフォームに同時投稿することも実現します。
ユーザーとのインタラクションの管理をサポートするテンプレートは、主にコメントの監視と通知で役立ちます。
これにより、顧客とのインタラクションに迅速に対応できるでしょう。
Power Automateのテンプレートを使う時のポイント
ここでは、Power Automateの便利なテンプレートを使うときのポイントを4つご紹介します。
テンプレートの探し方
Power Automateのホーム画面ではテンプレートが一部表示されますが、目的のテンプレートをすべての中から探す場合、以下の方法で見つけられます。
- 左側のメニューから「テンプレート」をクリックし一覧ページを開く
- 検索バーに、利用したいサービスコネクタ名やキーワードを入力し、関連するコネクタを使用したテンプレートを絞り込む
- 各カテゴリのタブを選択し、カテゴリ別にテンプレートを確認する
- 「すべてのフロー」のタブを開き、全テンプレートを一覧で表示する
テンプレートの選び方
Power Automateのホーム画面を開き、左側メニューから「テンプレート」を選択して一覧ページを表示します。
- 検索バーに「OneDrive」と入力する
- 表示されたテンプレート一覧から「OneDriveファイルをメールに送信する」を選択してクリックする
初めてOneDriveコネクタを使用する場合は、ログイン画面が表示されるので、画面の指示に従いOneDriveと接続しましょう。
接続が完了すると、OneDriveの右側に緑のチェックマークが表示されるので「続行」ボタンを押します。
次に、ワークフローデザイナーの画面に移行すると、テンプレートに基づいてトリガーとアクション1つが事前設定されています。
ただし、「ファイルの保存先フォルダー」や「メールの送信先アドレス」などの詳細な設定は行われていないためワークフローは機能せず、これらの設定を続けて行うことが必要です。
トリガーを設定する方法
このワークフローは、OneDrive上の指定フォルダーに新しいファイルがアップロードされると、自動的に処理が実行される仕組みです。
以下のように、対象となるフォルダーを選択しましょう。
- 赤枠で囲まれたフォルダーアイコンをクリックする
- 次に表示される画面で以下の手順に従い、フォルダーを指定する
- 「Root」と表示された右側の矢印をクリックする
- OneDrive内のフォルダー一覧が表示され、利用したいフォルダーを選択する
フォルダーを選択すると、フォルダー名が画面に表示され、トリガーの設定が完了します。
アクションを設定する方法
次に、「メール」コネクタのアクションを設定します。
ここでは、ファイルを送信する宛先のメールアドレス、メールの件名、本文を指定しましょう。
- ファイルの送信先となるメールアドレスを入力する
- 件名と本文にあらかじめ入力されている英語のテンプレートをそのまま使用する
「ファイル名」や「ファイルパス」は、実際のファイル名や保存場所に自動的に置き換わりますが、件名と本文の内容は必要に応じて変更可能です。
これでアクションの設定が完了です。
最後に、デザイナー画面の右上にある「保存」ボタンをクリックして設定を保存すれば、ワークフローが利用可能になります。
Power Automateのテンプレートの活用事例
ここでは、Power Automateの便利なテンプレートの活用事例を7つご紹介します。
1. メール業務の自動化
具体的には、定期的なレポートや通知の送信、受信メールの自動分類・転送などの自動化が可能です。
例えば、毎週の進捗報告書や月次の業績レポートを決まった時間に自動で送信できます。
活用すれば、手動でレポートを作成して送信する作業が不要になり、毎回の作業負担の軽減が可能です。
また、受信したメールが特定の送信者や件名、キーワードを含んでいる場合、自動的にフォルダに分類できます。
例えば、重要や緊急のタグを付けたメールを指定のフォルダに振り分けると、重要なメールをすぐに確認できるでしょう。
2. 承認フローの自動化
具体的には、休暇申請の承認フローや経費申請の承認フローなどの自動化を実現できます。
休暇申請がある度に申請者が上司にメールを送信し、上司が手動で承認・却下の返答をしていると、時間と手間がかかってしまいます。
Power Automateでオンラインの申請フォームを導入することで、手動での確認や通知のやり取りが不要となり、申請プロセスがスムーズになるでしょう。
また、経費申請の承認フローは、従業員が経費申請書をオンラインフォームで提出し、その結果が経理部門にも自動で伝達される仕組みに切り替えることが可能です。
承認フローが迅速に進み、人的ミスや処理遅延を防ぎ、効率的な経費管理が可能になります。
3. 自動通知の設定
具体的には、メールの自動通知、タスクの進捗報告の自動通知などを実現できます。
例えば、Power Automateを使って特定の条件に自動でリマインダーのメールを送信したり、上司に明日会議がある旨の通知を送ったりすることが可能です。
重要な通知を手動で送る手間を省き、通知の忘れや漏れを防止できます。
また、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールに入力されたタスクの進捗に基づいて、自動で進捗報告を関係者に送信することも可能です。
タスクの進捗状況がリアルタイムで関係者に通知されるため、遅延の早期発見やタスク管理がスムーズになるでしょう。
4. ファイルやデータの自動保存
具体的には、メールの添付ファイルの自動保存、フォームのデータを自動保存などを実現できます。
例えば、受信したメールに添付されたファイルを自動で指定したフォルダに保存し、特定のメールアドレスからのメールの添付ファイルを自動でOneDriveやSharePointの指定フォルダに保存することが可能です。
添付ファイルを手動で保存する手間を省き、必要なファイルを指定した場所にすぐに保存できるため、整理が簡単になります。
また、GoogleフォームやMicrosoft Formsで収集したデータを、自動的にExcelシートやGoogle Sheetsに保存する仕組みも導入できます。
データ入力や保存作業が自動化されるため、手作業のミスが減るでしょう。
5. システムからデータエクスポートを自動化
具体的には、定期的なデータエクスポートの自動化、エクスポートしたデータの自動転送などを実現できます。
例えば、指定した日時にシステムからデータを自動でエクスポートするフローを設定し、毎月1日に売上データをERPシステムから自動で抽出して、ExcelやCSVファイルとしての保存が可能です。
データのエクスポート作業を手動で行う必要がなく、時間を決めて自動で実行することができるため、レポート作成の準備がスムーズになります。
また、システムからエクスポートしたデータを指定されたメールアドレスやクラウドストレージに自動で送信するフローを作成することもできます。
手動でファイルを添付して送信する手間が省け、指定した場所に自動でデータが送られるため、迅速なデータの共有が可能になるでしょう。
6. 会議招集の自動化
具体的には、会議スケジュールの自動設定、会議参加者の出席確認などを自動化できます。
例えば、毎月の第一月曜日に会議を自動的にスケジュールし、参加者に通知するフローを設定すると、会議の日時をカレンダーに自動で追加し参加者にリマインドメールや通知の送信が可能です。
定期的な会議のスケジュール設定を自動化することで、参加者への調整の手間が減り、会議の開催準備がスムーズになるでしょう。
また、会議招集時に参加者に出席確認のメールを自動で送信し、その結果を自動的に集計して、出席者リストを自動で作成するフローも設定できます。
出席確認の手間が省け、出席者リストが自動的に作成されるため、会議の準備が簡単になります。
7. AIを使ったレポートの自動化
具体的には、AIによって作成されたレポートを自動で作成し、指定した関係者に送信することが可能です。
レポートが自動生成されると同時に、特定の受信者にレポートをメールで送信できるので、時間の節約とミスの防止が可能になり、効率的な情報共有を実現できるでしょう。
まとめ
Power Automateは、業務の自動化を支援する強力なツールで、さまざまなテンプレートを活用することで、効率化や時間短縮を実現できます。
メール業務や承認フロー、データの自動保存、AIを使ったレポート作成など、さまざまなプロセスの自動化が可能です。
テンプレートを選ぶ際は、目的に合ったものを選び、トリガーやアクションを適切に設定することが重要です。
Power Automateを活用することで、業務の負担を軽減し、効果的に生産性を向上させられます。