作業効率化では、作業に費やす時間や労力を削減して、今まで以上の成果を上げることを目指します。

作業の効率化を図ろうとしている企業や組織のなかには、具体的にどのようなことをすべきか、何からはじめたら良いかわからないところがあるでしょう。

本記事では、作業効率化につながるアイデアを8つご紹介します。

そのほか、実際に作業効率化に成功した事例を11個ご紹介するので、生産性や従業員の意欲などで課題を抱えている場合はぜひ施策を策定する際の参考にしてください。

作業効率化とは？

作業効率化とは、仕事や業務を行う際に必要な時間や労力を削減し、より少ないリソースで同じまたはそれ以上の成果を得るのを目指すことです。

作業効率化は、個人の業務でもチームや企業全体のプロセスでも重要な課題です。

無駄な作業を省くことで、時間やリソースの無駄を減らせます。

その結果、限られた時間内でより多くの成果を出せるようになります。

また、単純作業やストレスの多いプロセスが軽減されるため、働きやすい環境が作られるでしょう。

作業効率化につながるアイデア8つ

ここでは、作業効率化につながるアイデアを8つご紹介します。

1. 作業の優先順位を明確にする

業務効率化を進める上で、どの作業を先に行うべきかを判断することは重要なステップです。

例えば、時間のかかる業務と短時間で終わる業務がある場合、まずは時間がかかる業務に集中するのが効果的なケースがあります。

このような業務を早めに片付けておけば、空いた時間を有効に使って他の作業を進めやすくなります。

一方で、短時間で終わる業務を優先しすぎると、最終的に大きな作業が後回しになり、時間内に終わらない可能性が高まるでしょう。

また、優先順位を決める際は、スケジュール表やタスクリストを活用し、作業ごとに取り組む時間を具体的に設定することがポイントです。

2. 作業量を減らす

業務をなくすというのは、仕事を放棄することではなく、無駄な業務を排除するのを意味します。

例えば、会議のために作成した資料が実際には必要なかった場合、その資料を準備するために費やした時間は無駄になります。

もちろん、他の人にとっては有益な資料となる場合もありますが、その可能性が低い状況に備えるよりも、自分の本来の業務に注力する方が結果的に効率的です。  

また、無駄な業務をなくすためのコツは、この資料は本当に必要なのか、現在行っている業務がどのような成果に繋がるのか、などの疑問を意識しながら業務を進めることです。

その結果、本当に価値のある作業に集中できるようになります。

3. 作業の担当者を変更する

仕事においても、誰にでも得意・不得意があります。

不得意なことにも取り組む必要がある場合もありますが、可能であれば担当業務の見直しを検討するのも一つの方法です。

その際には、まず人事担当者が社員と話し合い、現在の状況を把握し、部署の責任者とも連携して、社員が適性に合った部門や担当業務を任されるように調整を行います。

こうした取り組みによって、業務効率の向上が期待できます。  

例えば、英語が得意な社員を営業や総務に配属するより、海外関連の業務に配置した方がその能力を最大限に活かせるでしょう。

コミュニケーション力が高い人は営業向き、製品知識が豊富な人はマーケティング向きといったように、それぞれの得意分野を見極めて配置を見直すことが重要です。

4. ITツールを活用する

手動で行っていた業務をITツールに切り替えることで、作業のスピードを大幅に向上させられるでしょう。

業務効率化を進めるためには、ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に使えるツールを選ぶことが重要です。

それに加えて、ツールの使い方を学べる教育体制を整えるのも欠かせません。

5. マニュアルとテンプレートを整備する

ルーティンワークにはマニュアルを用意し、定型的な作業にはテンプレートを活用することで、業務をよりスムーズに進められます。

マニュアルは誰でも理解しやすい内容にまとめるのが大切です。

また、テンプレートは入力を簡単にする工夫を盛り込み、ドロップダウンリストなどを活用するとさらに効果が期待できます。

6. データベースを作成する

データベースとは、これまで会社で活用してきたデータを蓄積し、必要なときに取り出せるようにしたシステムです。

取引先の顧客情報や商品の在庫情報など、さまざまなデータを一元的に管理できます。  

また、データベースには顧客から寄せられた質問やそれに対する回答、意見やアンケート結果などの詳細な情報も記録されます。

過去の事例や対応履歴を確認できるようになれば、効率的かつ適切な対応が可能になるでしょう。

7. 作業を自動化する

毎日のように同じ作業を繰り返している場合、単純であるにも関わらず作業量が多いことが特徴です。

作業の整理方法や情報の共有が担当者のみで行われていることが多く、そのため担当者が不在になると業務が停滞するリスクがあります。  

このような問題を避けるためにも、繰り返し行う作業は自動化することを検討しましょう。

自動化とは、例えばエクセルやメール、ワードでの作業をマクロを使って簡単に処理できるようにすることです。

ボタン一つで作業が完了するように設定することも可能で、これにより作業効率が大幅に向上します。

8. 作業を複数回に分ける

業務が一時的に集中する場合、対応する時間を分割することで担当者の負担を軽減する方法があり、さみだれ対応と言います。  

さみだれ対応が有効な例として、資料チェックが挙げられるでしょう。

資料作成者が50件の資料を一度に作成し、それを次の担当者が一括でチェックする場合、大量の作業を一度に処理するため大きな負担がかかります。  

しかし、資料を10件ずつ5回に分けて引き渡せば、作成者もチェック担当者も1回ごとの負担が軽減されます。

その結果、業務を効率的に進めることが可能になります。

さみだれ対応を効果的に行うためには、受け取る側が無理なく処理できる分量を事前に把握しておくのが重要です。

作業効率化の成功事例11選

ここでは、作業効率化の成功事例を11個ご紹介します。

1. 完全週休3日制を目標に掲げた

働き方改革を進めていくなか、残業時間の削減と完全週休3日制の導入を目指している企業がありました。

具体的には、月1回の週休3日制トライアル、始業5分前にPCをオン・就業後5分でPCをオフにする自動制御システム、残業は前日に上司に申請する事前申請制を導入しています。

そのほか、日次・週次で労働時間をモニタリングしたり、現場管理ツールのデジタル化したりしています。

その結果、2019年度の残業時間は月平均40時間でしたが、2021年には約20時間にまで削減されました。

営業利益は2020年度から2021年度で約200%増加し、新卒採用募集も9倍に増えたことが報告されています。

2. テレワークを推進した

業務の効率化と生産性の向上の達成を目指すために、テレワークを導入した企業がありました。

テレワークの導入に向けて、ペーパーレス化の推進、フリーアドレス制の導入、1日単位での在宅勤務の実証実験を行っています。

そのほか、業務進捗・成果・残業時間を管理するツールを開発したり、サテライトオフィスを開設したりしています。

テレワークの本格運用は、全従業員が対象です。

3. 情報を共有・マニュアル化した

若手スタッフは10年以上前の機材に関する質問に対応できないことが多い点が課題だった企業は、情報の共有化とマニュアル化を進めることで、業務の効率化と均一化を図り、より迅速な顧客対応の実現を図りました。

業務のマニュアル化により、以前よりも迅速で正確な顧客対応が可能になり、月平均約20時間だった残業時間が8時間に削減しています。

未経験者やパート従業員の雇用がしやすくなったとも報告されています。

業務のマニュアル化は、業務効率化を実現するだけでなく、顧客と従業員の双方にとって大きなメリットを生む施策だといえるでしょう。

4. クラウドシステム・チャットツールを導入した

クラウドシステムやチャットツールの活用により、業務の効率化やワークライフバランスの向上、優秀な人材の確保を実現した企業があります。

具体的には、Google Workspaceを導入してドキュメントやスプレッドシートの共有・同時編集を実現、勤務開始・休憩・終了をリアルタイムで共有できるチャットツールを自社開発しています。

そのほか、Web会議システムを活用し、遠隔地間のミーティングを円滑に実施できる環境も整えました。

多様な働き方が可能となったことで、本社に出社することが難しい従業員を積極的に雇用でき、退職率の低減と人材の確保にも成功しています。

5. バックオフィス業務をIT化した

経営者が経営に集中できる環境を整えるために改革を始め、会社全体の負担軽減と生産性の向上を実現した企業があります。

具体的には、総務担当者の雇用、総務業務の効率化ツールの導入、クラウド型給与計算システムの導入、勤怠管理システムの導入を行いました。

その結果、IT化とクラウド化を進め、バックオフィス業務全体の効率化と従業員の利便性向上を達成しています。

6. 従業員と業績を共有した

従業員の意見を尊重し、各自の裁量を広げることで意識改革を実現し、生産性向上を達成した企業があります。

具体的には、個別面談の実施、会社業績の従業員への共有を実施しました。

そのほか、完全週休2日制を導入したり、年次有給休暇の時間単位取得を可能にしたりしています。

また、業務の中で気づいた改善点や要望などを匿名で投稿できるオンライン目安箱を導入し、迅速に問題に対応する体制を整えました。

IT化が難しい業種や予算に制限がある中小企業やスタートアップ企業でも、実施しやすい取り組みです。

7. 専門スタッフを雇用した

ICTシステム導入と専門スタッフの採用を通じて、そのほかの従業員の負担軽減と業務効率化を実現した企業があります。

保育関連の業務でICTシステムを活用することで、欠席連絡、検温チェック、連絡帳やお知らせの配信、アンケート、写真販売、献立表、指導案など、複数の業務を同時に効率化できました。

また、職員用のPCやタブレットを複数台導入し、複数のスタッフが同時に作業に取り組める環境を整えています。

清掃や食事の配膳など、保育以外の業務については専門スタッフを採用し、保育士の業務負担を軽減しました。

デジタル化が可能な部分と、人的な対応が必要な部分を見極め、それぞれに最適な施策を組み合わせるアプローチは、どの業界にも参考になるでしょう。

8. ペーパーレス化を実現した

社内の決裁フローをペーパーレス化することにより、業務効率の向上と入力ミスの削減に取り組んだ企業があります。

決裁フローを電子化することで、社内文書はいつでもどこでも確認できるようになり、リモートワークや時差出勤といった多様な働き方にも柔軟に対応可能となりました。

民間企業だけでなく、行政や地方自治体でも電子決裁システムを導入する事例が増えており、政府が進める脱ハンコ社会の流れを受けて、今後さらに電子化が進んでいくでしょう。

9. 1分単位でデータ管理を行った

「個人の成長が会社の成長、会社の成長が社会の成長」の経営理念のもと、経営者と従業員が協力して業務効率化に取り組んだ企業があります。

具体的には、各従業員の残業時間を1分単位で管理してグラフ化、フレックスタイム制度を全従業員に導入、年次有給休暇の取得促進と取得状況のデータ管理などの施策を実施しています。

残業時間や有給休暇の取得状況をデータ化してグラフ化する施策は、比較的簡単に導入できる一方で、視覚的に情報が確認できるため、従業員や管理職の意識を変える効果的な手段となりました。

10. 反復作業を自動化した

働き方改革を進めるとともに業務効率化ツールとしてRPAやエクセルVBAを活用し、毎月1,200時間の労働時間削減を達成した企業があります。

自動化により、単調な反復作業にかかる工数が削減され、従業員のパフォーマンスも向上しました。

さらに、この企業は残業時間の削減や在宅勤務の推奨など、さまざまな施策を通じて業務効率化を進めています。

11. データベースを一元管理した

全社的にデータベースソフトを導入し、業務効率化を実現した企業があります。

質の高いサービス提供には部門間の連携が欠かせなかったので、さまざまなシステムを共通のデータベースで共有し、部門間の顧客管理をスムーズに行えるようにしました。

また、セルフサービスによるシステム開発が可能になったので、営業方針が変更されても、各部門が自分たちで効率的なシステムを構築し、ストレスなく業務を進められるようになっています。

まとめ

作業効率化は、業務をより迅速かつ効果的に進めるための重要なステップです。

優先順位の明確化や作業量の削減、担当者変更などを通じて、効率を向上させることが可能です。

また、ITツールや自動化を活用することで、業務の負担を減らし、時間を有効活用できます。

テレワークやクラウドシステムの導入、バックオフィス業務のIT化、情報共有・マニュアル化などの施策は、業務の効率を飛躍的に改善し、企業全体の生産性向上につながります。