社内における申請・承認業務の効率化を実現する
ワークフロー申請・承認システムを開発・提供しています。
シースリーインデックスでは、社内のあらゆる稟議を電子化してシステム上で申請・回付・承認が可能なワークフローシステムの開発を行っています。
フルスクラッチ・クラウド・パッケージ導入支援など、お客さまのご要望やご予算に合わせた提案が可能です。
お客様ファーストの精神で開発を行うことで、一社一社に最適なシステム導入を実現し、ビジネス課題を解決します。
ワークフロー（申請・承認)システムを新規導入／入れ替えたいという方へ
こんなお悩みはありませんか？
- 紙の稟議書の管理が
面倒くさい… - 決裁者が不在がちのため
社内申請が滞る… - 申請ミスが多い…
- リモートワークに対応した
システムが欲しい… - ハンコ文化をやめて
すべて電子申請にしたい… - 部社内のムダを
徹底的に省きたい…
そんな時は、シースリーインデックスの
ワークフロー（申請・承認)システム開発にお任せください。
ワークフローシステムとは
ワークフローとは、業務の流れを意味します。ワークフローシステムとは、経費精算・取組稟議申請・契約書といったあらゆる社内稟議を電子化することで、システム上で申請から各決裁者への回付、チェック、承認まで一括して行うシステムのことです。
電子化することで申請項目の入力漏れや回付ルートの誤りなど、申請上のミスや条件を満たさない申請をエラーとして自動的に処理することができるため、申請者にも承認者にも効率的なシステムです。また、承認作業がどこまで進んでいるか？を申請者側がリアルタイムで把握できる点も、ワークフローシステムの重要な役割となります。
ワークフローシステムに必要な機能
申請・承認システムに付加する一般的な機能をまとめました。
申請書設計
申請業務に必要な申請書のフォームを設計する機能です。この機能によりさまざまな書類の電子化が実現します。
フロー定義
申請、承認の流れやルールを定義する機能です。
直列承認・並列承認・協議など社内ルールに合わせた定義が作成できるようさまざまな選択肢が用意されています。
また、割り込み承認や担当者変更などこの機能に柔軟性を持たせることで、実務に沿った運用の仕方を実現できます。
申請書作成
設計した申請書をフォームとして呼び出し、実際に申請書を作成する機能です。
承認・決裁
申請書の内容を確認し、承認（決裁)します。
承認しない場合の差し戻し機能や、代理決裁者の選択、社内協議や多数決の実施、申請者とのやりとりが可能なメール機能など、可・不可以外の選択肢についても組み込むことで利便性が高まります。
運用管理
ワークフローシステム全体のセキュリティの管理や、各申請書の期日管理などシステムを運用する上で必要な管理を行います。
他システムとの連携
営業日誌とSFA（営業支援システム)を連携させたり、販売管理とCRM（顧客情報管理)を連携させるなど、ワークフローシステムをさまざまなシステムに連携させることでさらなる業務効率化を図ることが可能になります。
経費精算や勤怠管理など、単体のシステムを導入するのか、それともグループウェアとワークフローシステムを繋いで一括管理をするのかなど、このシステムでどこまで管理をするか次第で連携のさせ方は異なります。
ワークフローシステムを導入するメリット・導入しないデメリット
ワークフローシステムを導入、リニューアルするメリットとは？
ワークフローシステムを導入することで、社内のあらゆる申請・承認作業が自動化、簡略化されます。
申請者側が「上司がいないから業務が進まない…」といったイライラが解消できるのはもちろん、申請ミスを減らすことができるので、承認者側も今まで行っていた非効率で定型的なチェック作業を行う必要がなくなり、稟議の重要な部分だけを確認すればよいため業務効率化が進みます。
自動化できる部分はシステムが行い、頭を使う部分は人が判断する、というようにワークフローシステムを導入することで、企業の成長スピードが加速します。
ワークフロー申請システムがない、システムの質が低いことで生じるデメリットとは？
システムで自動化できる部分をしていないと、申請業務にまつわる「誰に回しますか？」「いつまでですか？」といった社内からの問い合わせの対応に追われたり、申請ミスをした人に差し戻して毎回訂正箇所を指摘するといったムダな業務が発生します。結果的に申請をする側も、決裁をする側も、経理や人事総務、営業支援など申請業務の後処理をする人も、皆が非効率な作業のために忙しくなってしまいます。
また、システム化していないことで承認作業に遅れが生じたり、改ざんのリスクも付きまといます。
ワークフローシステムがないのは、百害あって一利なし。システム利用料を考慮してでも、システムがないことで無駄なコストがかかることを考えると、導入しない手はありません。
日々の業務効率を上げることで企業をもっと強くする
ワークフローシステムを導入・入れ替えしませんか？
ワークフローシステム開発業者を選ぶ３つのポイント
自社の規模に合ったシステムを提案しているか
ワークフローシステムは、すべての業種で利用メリットを感じていただけるシステムですが、その仕様については会社規模やシステム化したい申請書によって大きく異なります。
特にパッケージソフトやクラウドサービスなど既存のソフトやサービスの導入支援を行う場合、業者の選定した製品が自社の企業規模や運用状況に合っているかを確認しましょう。なぜなら、メーカー系開発会社の場合、特定のソフト導入を前提に提案をすることがあるからです。
汎用性のある製品を利用する場合、リーズナブルに必要な機能を利用できるメリットがある反面、開発の柔軟性には欠けます。カスタマイズである程度は適応させることができますが、最初から最適なシステムを選んでいないと開発費がかさんで割高になることも。ですから、業者がなぜそのシステムを進めるのか、それが本当に自社に最適なシステムなのか、に注意しましょう。
自社のワークフローに適応させてくれるか
システムを導入する際、業者によっては「ここはこうなります」と、システムにある機能と使い方の説明をすることが導入支援だと考えていることがあります。ですが、自社の日常業務をできるだけ変えないシステム提案をしてくれた方がいいのに…という思いはありませんか？
今までの申請・承認作業にはどんなワークフローがあり、何に課題を感じているのか。そして今後はどう運用していきたいのか。まずはきちんとヒアリングを行った上で、最適な提案をするというのが正しい順序です。
社内業務のどこまでを対応させるかの相談に乗ってくれるか
ワークフローシステムといっても、営業・人事・総務・経理などさまざまな領域にまたがる申請・承認業務のうちのどこまでを適応させるかは企業によって異なります。既に利用中のシステムがある場合は、たとえば経理関係の申請は別にしたい…といった可能性もあります。反対に、営業支援やCRMなどと連携させたり、グループウエアとしてすべてを一括管理したいというニーズがあることも。
そこで、コストや利便性の面を総合的に考えて、ワークフローシステムでどこまでの業務をカバーするのかの相談に乗ってくれる業者を選ぶ必要があります。
ワークフローシステム開発にありがちな３つ問題点
申請・承認システム開発を行う際に頻出する問題をまとめました。
社内のワークフローとシステムのミスマッチ
申請・承認業務にはイレギュラー対応がつきもの。特定のケースでは決裁者を飛ばすことができる、など独自の社内運用ルールがある場合、要件定義に漏れがあると実際のワークフロー通りにシステムが動かなくなってしまいます。ですから、ユーザーとなる各部署にヒアリングを行い、実際の流れを可視化した上でシステムを実態に合わせるようにすることが大切です。
移行前のシステムとの違い
すでにワークフローシステムを導入している場合、「前のシステムはこれができたのに…」と、新システムに切り替えてから不都合を感じるというのもよくある失敗です。実際に使う社員の方から不満の声が上がり、後になってシステムの大改造をする羽目にならぬよう、初めから既存システムとの相違点や調整が必要な部分を意識して開発する必要があります。
他のシステムとの連携
経理や人事など、既存のシステムがある場合は、連携をさせることでさらなる業務の効率化が図れることがあります。後からやっておけば…とならぬよう、関係部署と協議しながら社内業務をトータルで効率化するためのシステム構成を考えるのがお勧めです。
ワークフローシステム開発を成功させるには、
利用する社員の声に耳を傾け、実態に合わせた開発を行う必要があります。
シースリーインデックスのワークフローシステム開発の特徴
大企業から中小企業まで
柔軟に対応できます
何千人もの社員の申請・承認業務をまとめるシステムの開発から数名ほどの企業様まで、さまざまな業種・企業規模・ニーズに合ったシステムの設計・開発を行っています。
当社は独立系システムインテグレーターのためベンダーやメーカーに縛りがなく、さまざまな製品や技術からお客様に最適な組み合わせを選定して提案が可能なため、お客さまに最適なソリューションを見つけることができます。
高い技術力で
一からの構築にも対応
当社ではパッケージ商品の導入支援はもちろん、フルスクラッチによる開発も可能です。
また、既存システムとの連携のご相談や、他社で断られた案件にも柔軟に対応しておりますのでお気軽にご相談ください。
お客さまと一緒に考える
当社では、商品を当てはめて提案するのではなく、お客さまのシステム運用状況やご要望をヒアリングの上、システムを御社のワークフローに合わせていくという方針で開発を行っています。
社内の申請・承認業務が抱える現状の課題をお客さまに教えていただきながら、システム開発のプロである当社が解決策を一緒に考えることで高いユーザビリティを実現します。
「面倒なワークフローをなんとかしたい」
そんな時は、受託開発経験豊富なシースリーインデックスにお任せください。
開発事例
ワークフローシステム
- 業種医薬
- 利用者数5000名
スクラッチ開発による、特定業務の実装用の申請・承認システム。
ワークフローシステム
- 業種医薬
- 利用者数5000名
intra-martを利用した、社内共通一般業務向けの申請・承認業務システム。
ワークフローシステム
- 業種食料品
- 利用者数500名
当社ワークフローパッケージ「FastGlides」を利用した、申請・承認業務システム。
ワークフロー申請・承認システム開発で使用可能な技術
| OS | Windows/Linux |
|---|---|
| クラウドサービス構築 | AWS/kintone/Firebase |
| データベース | Microsoft SQL Server/Oracle/MySQL/PostgreSQL/SQLite |
| 言語 | JavaScript/TypeScript/PHP/C#.Net/C++/Visual Basic/Visual Basic .Net/Visual Basic for Application/HTML5/CSS3/Sass |
| フレームワーク | Angular/Ionic/.NET/JavaEE/Spring/Jersey/CakePHP/Laravel/Zend Framework/Bootstrap |
| ライブラリ | React/jQuery |
| Webサーバー | Apache/Nginx |
| ランタイム環境 | Node.js |
| パッケージマネージャ | npm/Maven/Gradle |
| CI/CD | Jenkins |
| パッケージ製品 クラウドサービス |
など、詳しくはお問い合わせください。
ワークフローシステム開発の手順
シースリーインデックスの開発はすべて一気通貫。アフターサービスまでお任せいただけます。
要件ヒアリング・課題の抽出
現在お使いのワークフローシステムがある場合は、その内容と運用状況、
ない場合は今回のシステム開発に望むことや条件等をヒアリングしていきます。
ご提案
ヒアリングを元に、お客さまの課題を解決するために当社で開発するシステムについてご提案を行います。
ご契約
提案の内容にご納得いただけましたら、ご契約となります。
設計・構築
システムを実際に設計・導入します。ユーザーの使い勝手を重視した開発を進めていきます。
テスト
システムの動作に問題がないか、また実際にご利用いただく社員様にとって使いにくい、不都合が生じる点がないかを確認します。
リリース・保守
開発したシステムに問題がなければリリースとなります。当社ではアフターフォローにも力を入れております。
お客さまとご相談の上で保守契約を結び、システムに関するご相談やご不明点を解決するとともに、もしものトラブルにも適切に対応させていただきます。
よくあるご質問
お客さまからよくいただく質問をまとめました。
ワークフローシステムを導入すると、どんなメリットがありますか？
申請・承認を要する業務の効率化に効果的です。また、社内の決裁書類のペーパーレス化やリモートワーク対応にも役立ちます。
ワークフローシステムはどんな業種が導入するのに合っていますか？
業種や企業規模は問わず、さまざまな企業様の効率化に適しています。
アフターフォローは受けられますか？
もちろん可能です。シースリーインデックスは各種保守サービスも行っておりますので、安心してお任せください。